Dall’assessment iniziale alla gestione intelligente dei flussi documentali
La sostenibilità non si improvvisa — si misura, si pianifica e si gestisce.
Nel percorso verso una stampa responsabile, conoscere a fondo come circolano i documenti in azienda è il primo passo per ottimizzare i processi e ridurre gli sprechi. La tecnologia da sola non basta: serve metodo, visione e la giusta combinazione di strumenti digitali e gestionali.
Assessment iniziale: conoscere per migliorare
Ogni percorso verso la stampa sostenibile parte da un’analisi accurata: l’assessment documentale.
Attraverso questo processo è possibile comprendere:
- Quali documenti circolano in azienda e in quali reparti;
- In quali processi operativi sono coinvolti (approvazioni, archiviazione, logistica, contabilità, HR…);
- Che vita hanno i documenti stampati, dal momento della creazione fino alla loro archiviazione o distruzione.
Un assessment efficace consente di identificare duplicazioni, colli di bottiglia e attività a basso valore aggiunto. In questo modo si pongono le basi per un ambiente di lavoro più efficiente, sostenibile e sicuro, in linea con i criteri ESG.
Fonte: Osservatorio Digital B2B – Politecnico di Milano
Secondo i dati dell’Osservatorio, oltre il 50% delle imprese italiane ha avviato progetti di digitalizzazione documentale negli ultimi 3 anni, con benefici concreti su efficienza e riduzione dei costi.
Stampa responsabilmente: ogni copia conta
Il secondo passo è adottare una politica di stampa consapevole, che combini tecnologia, regole e buone pratiche quotidiane.
In Duplex, la filosofia Stampa Responsabilmente si traduce in azioni concrete:
- Eliminare i documenti non necessari, promuovendo la digitalizzazione dei flussi interni;
- Utilizzare dispositivi multifunzione sicuri e materiali certificati, come carta FSC e toner a basso impatto ambientale;
- Stampare a colori solo quando serve, riducendo così sia i costi che le emissioni associate al consumo di toner.
Ogni stampa evitata è una risorsa risparmiata — energetica, economica e ambientale.
Fonte: Forest Stewardship Council Italia (FSC)
L’utilizzo di carta certificata FSC garantisce una gestione responsabile delle foreste, riducendo la deforestazione e favorendo la biodiversità.
Fonte: Agenzia Europea dell’Ambiente (EEA) – Circular Economy and Resource Efficiency
Le buone pratiche di riduzione della carta e di uso efficiente delle risorse sono parte integrante delle strategie di economia circolare promosse dall’Unione Europea.
Sistemi di stampa gestita: il controllo che fa la differenza
Il cuore della sostenibilità passa dal monitoraggio.
I sistemi di stampa gestita (Managed Print Services) permettono di sapere:
- Chi stampa, quanto stampa e con quale frequenza, grazie a strumenti di accounting integrato;
- Come ridurre gli sprechi, impostando limiti, regole e autorizzazioni personalizzate;
- Come ottimizzare il parco stampanti installato, adattandolo alle reali esigenze operative;
- Come creare workflow automatizzati, che semplificano i processi e riducono l’intervento umano nelle attività ripetitive.
Un sistema di stampa gestita efficiente migliora non solo l’impatto ambientale, ma anche la produttività, la sicurezza e la governance documentale.
Fonte: IDC – MarketScape: Managed Print and Document Services 2024
Secondo IDC, le aziende che adottano soluzioni di stampa gestita possono ridurre fino al 30% dei costi operativi e migliorare la sostenibilità grazie a un monitoraggio intelligente dei consumi.
Conclusione: la tecnologia è sostenibile solo se è intelligente
Investire in una gestione documentale moderna significa abbracciare un modello di efficienza circolare, dove ogni documento, ogni stampa e ogni risorsa è parte di un sistema integrato e responsabile.
Duplex accompagna le aziende in questo percorso, fornendo strumenti di analisi, soluzioni di stampa gestita e supporto costante per una digitalizzazione graduale, efficace e sostenibile.
Scegli Duplex, anche tu Stampa Responsabilmente.
