Ridurre le stampe e migliorare l’efficienza senza cambiare abitudini operative
La transizione digitale non è un esercizio teorico, ma un processo concreto che si misura nei risultati quotidiani.
Spesso, la differenza tra un progetto di digitalizzazione riuscito e uno fallito non risiede nella tecnologia, ma nella capacità di accompagnare il cambiamento senza stravolgere i flussi di lavoro delle persone.
Questo è il caso di un’azienda del settore logistico, dove la gestione documentale era un nodo critico tanto in termini di costi quanto di sostenibilità.
Situazione iniziale: carta ovunque e processi ridondanti
Nel magazzino in questione, la stampa era diventata una routine incontrollata:
- ogni documento, anche quelli ad uso interno, veniva stampato automaticamente;
- gli stessi dati venivano inseriti più volte in sistemi diversi, aumentando tempi e probabilità di errore;
- la resistenza al cambiamento era elevata: il personale temeva che la digitalizzazione potesse rallentare o complicare le operazioni quotidiane.
Il risultato era un ambiente di lavoro poco efficiente, con alti volumi di carta, costi energetici in crescita e un impatto ambientale non trascurabile.
📄 Secondo una ricerca del Politecnico di Milano – Osservatorio Digital B2B, nelle aziende logistiche italiane fino al 60% dei processi documentali è ancora gestito in forma cartacea, con duplicazioni e sprechi che riducono la produttività e aumentano i costi di gestione.
Soluzione implementata: tecnologia invisibile, cambiamento reale
La chiave del successo è stata la semplicità dell’approccio.
È stato introdotto un sistema integrato di workflow documentale e print management, calibrato sulle esigenze reali del magazzino.
L’obiettivo non era rivoluzionare il modo di lavorare, ma automatizzare in modo intelligente ciò che già avveniva manualmente:
- l’operatore continuava a lanciare la stampa come sempre;
- il software, in automatico, identificava i documenti essenziali da stampare;
- gli altri venivano convertiti e gestiti in digitale, archiviati e condivisi attraverso una piattaforma documentale sicura.
In questo modo, la trasformazione digitale è avvenuta “dietro le quinte”, senza impatto apparente sulle abitudini del personale, ma con grandi effetti sull’efficienza e sulla sostenibilità.
🔍 Fonte: IDC – Print and Document Management in the Digital Workplace 2024
Secondo IDC, le aziende che integrano sistemi di workflow digitale riducono in media del 35-40% il volume di stampa e migliorano la tracciabilità dei documenti.
Risultati ottenuti: meno sprechi, più efficienza, stessa semplicità
A pochi mesi dall’implementazione, i risultati sono stati tangibili e misurabili:
- −37,8% di stampe rispetto al periodo precedente;
- Riduzione significativa degli errori di spedizione, grazie alla maggiore coerenza e leggibilità dei dati;
- Soddisfazione del personale, che ha potuto mantenere il proprio metodo di lavoro abituale, percependo solo i vantaggi del nuovo sistema.
Questo caso dimostra che digitalizzare non significa complicare, ma semplificare.
L’integrazione di sistemi intelligenti permette di ridurre i costi, migliorare la sostenibilità e rendere più efficiente l’intera catena logistica, senza traumi organizzativi.
Conclusione: sostenibilità è anche ergonomia del cambiamento
La sostenibilità tecnologica non si misura solo in CO₂ risparmiata o in pagine non stampate, ma nella capacità di rendere il cambiamento sostenibile per le persone.
Ogni processo ottimizzato, ogni stampa evitata e ogni documento digitalizzato contribuiscono a costruire un’azienda più efficiente, più verde e più competitiva.
Duplex accompagna le imprese in questo percorso, offrendo soluzioni integrate di stampa e gestione documentale capaci di coniugare innovazione, risparmio e responsabilità ambientale.
Duplex – Transizione Digitale e Stampa Responsabilmente.
