Controllare non significa limitare. Significa conoscere.
Quando si parla di stampa nelle scuole, il primo pensiero va spesso ai costi di carta e toner.In realtà il vero problema è un altro.
Nessuno sa realmente chi stampa, quanto stampa e perché.
Senza dati è impossibile migliorare.
È proprio da questa esigenza che è nato il progetto sviluppato da Duplex per un liceo privato che desiderava rendere più efficiente la gestione delle stampe e, contemporaneamente, offrire un nuovo servizio agli studenti.
La situazione iniziale
L’istituto ci ha contattato con due richieste molto precise.
La prima riguardava i docenti.
Ogni insegnante utilizzava liberamente le multifunzioni della scuola, ma non esisteva alcun sistema di controllo dei volumi.
Non era un problema di fiducia.
Era un problema di gestione.
L’amministrazione non disponeva di dati oggettivi per comprendere l’effettivo utilizzo delle stampanti, pianificare i costi o individuare eventuali anomalie.
La seconda esigenza riguardava gli studenti.
Molti stampavano dispense, tesine e relazioni con stampanti domestiche.
Costi elevati.
Qualità spesso mediocre.
Nessuna possibilità di inviare i documenti da casa.
La domanda giusta
Quando analizziamo un processo non partiamo mai dalla tecnologia.
Partiamo sempre da una domanda.
Come possiamo rendere la stampa più utile, più semplice e meno costosa per tutti?
La soluzione Duplex
Attraverso il metodo Stampa Responsabilmente® abbiamo progettato un sistema di Print Management completamente personalizzato.
Abbiamo installato una multifunzione professionale dotata di autenticazione utenti.
Ogni docente oggi accede con il proprio profilo personale.
Ad ognuno viene assegnato un monte copie mensile, eventualmente modificabile dall’amministrazione in caso di particolari esigenze didattiche.
Il sistema genera automaticamente report dettagliati che consentono di conoscere:
• chi stampa
• quanto stampa
• andamento dei consumi
• distribuzione dei costi
Per la prima volta la scuola dispone di dati reali.
Non di impressioni.
Un servizio in più per gli studenti
Il progetto è stato esteso anche agli studenti.
Oggi possono inviare i documenti direttamente da casa oppure dalla scuola.
Una semplice tessera contactless prepagata permette di ritirare le stampe quando necessario.
Il risultato?
Un costo copia sensibilmente inferiore rispetto a quello di una stampante domestica.
E una qualità professionale.
I risultati?
La scuola oggi dispone di un sistema che permette di:
✅ monitorare i consumi dei docenti
✅ responsabilizzare gli utenti senza limitarne il lavoro
✅ controllare i costi di stampa
✅ generare report automatici
✅ offrire un nuovo servizio agli studenti
✅ stampare da remoto
✅ migliorare qualità ed efficienza.
Benefici ESG
Environmental
🌱 meno stampe inutili
🌱 minore consumo di carta
🌱 riduzione di toner ed energia
Social
👨🎓 un nuovo servizio per gli studenti
👩🏫 maggiore autonomia dei docenti
🤝 utilizzo responsabile delle risorse comuni
Governance
📊 dati oggettivi
📈 monitoraggio continuo
💶 controllo dei costi
📑 report automatici
Cosa ci insegna questa esperienza
Molte organizzazioni credono che controllare significhi limitare.
È vero il contrario.
Quando le persone dispongono di strumenti semplici e trasparenti, utilizzano le risorse con maggiore consapevolezza.
La stampa diventa un servizio.
Non un costo difficile da governare.
Noi non installiamo semplicemente multifunzioni.
Progettiamo sistemi che aiutano le organizzazioni a:
- conoscere i propri processi
- eliminare gli sprechi
- migliorare l’efficienza
- contribuire concretamente agli obiettivi ESG.
Per noi questo significa Stampa Responsabilmente®.
Ogni organizzazione ha sprechi nascosti.
Il nostro lavoro non è vendere una stampante, ma aiutare le aziende, le scuole e gli studi professionali a scoprirli, eliminarli e trasformarli in efficienza.
Questo è il metodo Stampa Responsabilmente® di Duplex.
